wir bieten hiermit die kostenlose Nutzung unseres langjährig bewährten Buchführungssystems an.

Unser Geschäftsführer Dr. Karl Schmitt hatte es vor über 20 Jahren mit dem Datenbanksystem MS Access geschrieben und über die Jahre stetig weiter entwickelt. Die Datenstruktur der relationalen Datenbank war von Anfang an richtig konzipiert, was der Grund für ihre Stabilität bis heute ist. Er hatte vorher schon 10 Jahre Programmiererfahrung mit Datenstrukturen zu relationalen Datenbanken und machte deshalb nicht die sonst unvermeidlichen Anfängerfehler. Er ist jetzt im Rentenalter und würde sich freuen, wenn seine Entwicklungen weiter genutzt werden.

Zur Erfüllung der Finanzamtforderungen zur GoBD (Grundsätze ordentlicher Buchführung) werden die Daten und Belege monatlich auf eine WORM-CD-Karte geschrieben, welches damit das nicht mehr änderbare Journal ist. Die Monatsdaten können automatisch in eine leere Datenbank eingelesen werden, womit ein Prüfer sehr leicht das zu überprüfende Jahr bearbeiten kann.

Bei uns wurde zur Erstellung der gut 50 Monatsrechnungen unseres Businesscenters ein MS Access Datenbankprogramm entwickelt. Hiermit werden täglich die eingegangenen Briefe und Telefonanrufe eingetragen, womit jeder Kunde am Monatsende eine detaillierte Abrechnung zu jedem Eingang und zu den gewünschten Nachsendungen per email und Post erhält. Am Monatsende wird der Datenblock hierzu in die Buchhaltung importiert.

Mit der Buchhaltung haben wir stets den Überblick über unsere Forderungen und Verbindlichkeiten . Es ist auch verbunden mit einer ebenfalls selbst geschriebenen MS Access Datenbank mit sämtlichen Kunden und Lieferanten, sowie anderen Personen und Firmen, die wir irgendwann eingetragen hatten. – Diese Datenverbindung erlaubt einen automatisierten Versand sowohl aller monatlichen Rechnungen, als auch von Zahlungserinnerungen und Mahnungen direkt aus dem Buchhaltungsprogramm an unsere Kunden.

Mit wenigen Arbeitsschritten werden monatlich oder vierteljährlich die Daten zu den Umsatzsteuervoranmeldungen direkt aus dem Programm gezogen und dann bei Elster online eingetragen und ans Finanzamt gesendet. Hiermit können bei EU Geschäften auch die vorgeschriebenen Meldungen ausgeführt werden (das brauchen die Nutzer, wenn sie z. B. bei Google Ads monatliche Zahlungen leisten oder bei Microsoft ein Monats-Abo für Softwarenutzung haben – oder Rechnungen aus EU Ländern bezahlt bekommen).

Am Jahresende liefert das Buchhaltungsprogramm per Knopfdruck die GuV, die Gewinn und Verlust-Rechnung, und die Schlußbilanz. Zwischendurch, während des Buchungsjahres, können auch leicht BWAs (betriebswirtschaftliche Auswertungen) mit Summen und Salden – Listen erstellt werden.

Um die Bilanzdaten dem Finanzamt und dem eBundesanzeiger senden zu können, nutzen wir seit Jahren die Lösung von www.myeBilanz.de.
Dort gibt es eine kostenlose Version, wir empfehlen aber dringend, von Anfang an die Plus-Version für jährlich 34,95€ plus USt. zu nutzen. Die Bilanzdaten unseres Buchhaltungssystems werden dort einfach als csv-Liste importiert. Die Kontostände zum Kontenrahmen SKR04 oder SKR03  (wir können beide benutzen)  werden automatisch importiert und Anpassungen zur Erfassung der speziell von uns eingerichteten Buchungskonten können leicht und schnell vorgenommen werden. Das MyeBilanz-Programm sendet die Bilanzen direkt ans Finanzamt und die Daten für den eBundesanzeiger werden im vorgeschriebenen Datenformat erstellt und können leicht dort hochgeladen werden – das ist alles keine Hexerei und wir sparen sehr viel Geld, da wir es selber machen.

Wir werden ab 2025 auch das Angebot zur dann vorgeschriebenen Erstellung von E-Rechnungen von myXRechnung nutzen.

Sollten Sie als Einzelunternehmer einen kleinen Betrieb haben, oder auch freiberuflich arbeiten, so brauchen Sie keine doppelte Buchführung  mit Eröffnungs- und Schlußbilanz und GuV. Auch Ihre Einnahme- überschuss Rechnung kann mit dem Programm leicht erstellt werden. Wir raten aber zur Benutzung des Kontenrahmens mit doppelter Buchführung, einfach, damit Sie Ihre Kosten- und Ertragssituation  im Blick behalten und auch die Nutzung von Kunden- und Lieferantenkonten (Debitoren und Kreditoren) damit sie stets den Überblick über ihre Forderungen und Verbindlichkeiten haben. Das Programm ist offen und leicht korrigierbar – damit brauchen Sie keine Extralisten über anstehende Zahlungen und Einnahmen zu führen. – Das gilt natürlich auch für die bilanzpflichtigen GmbH- und UG-Betreiber.

Falls Sie unsere Buchhaltung und die zugehörige Adress-Datenbank nutzen möchten, brauchen Sie MS Access aus dem Microsoft Office Paket. Sie können dies bei Microsoft abonnieren, wir haben aber auch gute Erfahrungen mit dem einmaligen Kauf von ein paar Jahre alten Lizenzen (unter 30€), womit die monatlichen Mietzahlungen entfallen. Wir können da Lieferanten empfehlen. Für die monatliche unveränderbare Speicherung auf einer WORM SD Karte (ca. 40€) können wir Ihnen ebenfalls unseren bewährten Lieferanten nennen.

Dr. Schmitt arbeitet z. Zt. an einem zusammenfassenden Bericht zur Programmnutzung. Dieser wird kostenlos dem Programm beigefügt. Spezielle persönliche Beratungen sind aber kostenpflichtig. Die Beratungsminute hat einen Einführungspreis von 1€ (Abrechnung entweder über die GmbH plus 19% Umsatzsteuer oder, falls gewünscht, über das Kleingewerbe von Dr. Schmitt ohne USt.). Die Beratungen erfolgen in unserem Büro direkt am PC oder auch per Telefon, wobei die Nutzer dann eine kostenlose Version von Team Viewer auf Ihren Rechner laden, um ihm während des Telefonats einen Blick auf ihren PC-Bildschirm zu erlauben (wer das nicht möchte, kann auch eine online- Kamera auf den Bildschirm richten. Das führt aber zu mehr Erklärungsbedarf. Mit Team Viewer könnte Dr. Schmitt direkt Ihren Mauszeiger steuern). So können dann alle Fragen geklärt werden. Es wird minutengenau abgerechnet. Die Nutzer kaufen vorher per paypal ein Beratungs-Minutenpaket mit einer von ihnen frei wählbaren Größe. Auf dieser Basis könnten auf Kundenwunsch auch spezielle programmierte Lösungen erstellt werden, mit denen die Nutzer ihren Bürobetrieb teilautomatisieren können, bzw. die erhaltenen kostenlosen Datenbankprogramme könnten den speziellen Kundenwünschen angepasst werden.

Das Ziel ist Hilfe zur Selbsthilfe. Wenn Ihnen das jetzt schon alles als zu viel erscheint, dann müssen Sie wohl doch einen Steuerberater beauftragen. Aber auch das wird Ihnen nicht abnehmen, ihre Unternehmenszahlen in Listen zu führen, auszuwerten, zu planen und notwendige Aktionen auszuführen (u.a. zeitnahe Mahnungen), sowie zeitsparende Methoden in Ihrem Büro-Alltag zu entwickeln. Somit ist es durchaus sinnvoll, den zweiten Schritt, den Bericht an das Finanzamt, auch in Ihrer Firma durchzuführen.